事前設定編

【1】カメラに映り込む背景

まず第一に、背景に余計ものが映りこんでいたり、ミーティング時に参加者の意識を逸らしてしまうような背景になっていないか充分に注意しましょう。

普段過ごしている自宅からオンラインで繋ぐ場合、部屋の景色を見慣れているため、自分では違和感を感じにくくなっているかと思います。
しかし、他の方にとっては気が散ってしまったり失礼に当たる恐れもあるため、綺麗でシンプルな背景に整えておくことがベストです。
基本的には壁や窓などを背景にすると良いでしょう。

また、オンラインツールによっては、背景をぼかしたりバーチャル背景を設定したりする機能が付いているものもあります。
場合によるとは思いますが、どうしても背景に余計なものが映りこんでしまう際には、こちらの機能を活用していくと良いと思います。

【2】カジュアル過ぎない服装や適度な清潔感

誰とどのような状況でミーティングを行うかによっても変わりますが、どんな場合であれ最低限の身なりには注意する必要があります。

NG例としては、ヨレたTシャツやぼさぼさの髪、無精ひげが生えた状態などが挙げられます。
仮に自分がそのような身なりの方とオンライン上で話す場面があったとして、どう思うかを考えてみましょう。オンラインだからといって気を抜かず、一定以上の身なりで臨むことは、一つの礼儀としてとても大切なことだと思います。

また、きちんと身なりを整えることで気が引き締まり、家にいても集中して業務に取り掛かることが出来ます。
相手への礼儀はもちろん、自分自身の仕事へのモチベーション管理としても、適度な清潔感と服装を日々意識することは大切なことですね。

【3】表示される名前やアイコン

意外と見落としがちなのが、オンラインミーティング時に表示される名前やアイコンです。

名前に関しては、「PC」や「スマートフォン」などの機器の名称や、ニックネームで表示されているケースが多々見受けられます。
しかし、そのような名前で表示されていると誰が参加しているか分からなくなってしまいます。更には名前の呼び方も分からず、相手にとって失礼となってしまいます。

また、時にはミーティングの際に画面をOFFにするケースも生じると思います。
しかし、その際に表示されるアイコンにも充分注意しましょう。
アイコンの画像は自分で設定することが可能となっていますが、たまに「友達とオンラインミーティングをした時のままのアイコンにしていた」というケースを耳にします。

会社で使用するオンラインツールのアカウントとプライベートのものを分ける事はもちろんですが、私的なアイコンを設定しないように注意しましょう。

ミーティング編

【1】発言時以外のマイクのミュート

まずミーティング時の基本として、話し手の会話を遮らないよう、自分が話す時以外はミュートに設定しておきましょう。
ミュートにしておくことで、自分の声や外の雑音など、余計な音声が他の方に聞こえる事を防ぐ事ができます。

また相づちに関しても、相手の話しを遮ってしまう恐れがあるため、オンラインミーティングの場合は控えめにするようにしましょう。

【2】話す時はゆっくりハキハキと、相手の状況に合わせて

オンラインミーティングをしていると、通信速度の差で声が聞き取りづらかったりタイムラグが生じるケースが多々あります。
そのため、誰にでも聞こえやすいよう、話す際はゆっくりハキハキと喋る事を心がけましょう。

また、一人で一方的に話しを続けてしまうと、他の方が会話に入ってくるタイミングが無くなってしまいます。
対面と異なり、オンラインの会話では口を挟みにくいため、皆んなで意見を出し合う場などに関しては、適度な発言時間を心掛けましょう。
話の合間に、他の方が発言できる程度の間を持つことも大事になってきます。

【3】表情やリアクション

オンラインミーティングの特性上、対面の時と違い相手の雰囲気が掴みにくいというデメリットがあります。
そのため、会話を心地良く進めるために、表情やリアクションが非常に大事になってきます。
普段よりも少し大げさにリアクションをするイメージで丁度良いと思います。

また先ほども申し上げた通り、リアクションの際に声を出してしまうと相手の話を遮ってしまう可能性があるため、表情や動作によるリアクションを心掛けるようにしましょう。

番外編

【1】表情を良く見えるようにするコツ

最後に番外編として、オンラインミーティングにおいて表情が良く見えるコツをお伝えします。
ポイントとしては、大きく分けて、背景・照明・補正の3つに絞る事ができます。

まず背景に関しては、シンプルで色見の良いものを背景として設置すると顔の印象が良く見えるようになります。ネットで検索すると、オンラインミーティング用の壁紙も販売されているそうです。
また、バーチャル背景を設定して、映りの良い背景にすることも一つの方法です。

次に照明に関しては、部屋のライトと別に、オンラインミーティング用のライトを設置することで表情を明るく見せる事ができます。
事前にライトが顔に当たる位置を調整しておくと、より顔色や肌の調子を良く見せる事ができます。

最後に補正とは、外見補正機能のことで、顔の肌色を良くするフィルターをかけられるものです。
オンラインツールによってはこの外見補正機能が付いているものもあるため、是非確認して頂ければ幸いです。