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日常2021.06.03

オンラインミーティングにおけるマナー

こんにちは!データ解析チームの豊嶋です。

ここ最近は新型コロナウイルスの影響で新入社員の歓迎会もオンラインで実施されている企業が多いかと思います。
実際弊社でもオンラインにて新入社員との顔合わせを行い、交流を深めました。
このように対面で歓迎会を実施出来ないのは残念ではありますが、少しでも早くこの状況が収まるよう、そして社内で感染者が出て万が一の事態にならないようにするためには、仕方がない事かなと思います。

そんな中4月から入社された新入社員の方は、オンライン上で社内や社外の方と関わる機会が増えてくるかと思います。
しかし、そのような社内外の方々と関わるオンラインミーティングの際に必要なマナーについてご存知でしょうか?

そこで今回は、新たに企業に入社された新入社員の方に向けて、「オンラインミーティングにおけるマナー」について気をつけるべきことをお伝えさせていただければと思います。

オンラインミーティングにおけるマナー

オンラインミーティングにおけるマナーについて、「事前設定編」「ミーティング編」「番外編」の3つに分けて紹介していこうと思います。
「事前設定編」では、オンラインミーティングを実施する前に確認しておくべき項目について、「ミーティング編」では、実際に社内外の方々とコミュニケーションを取る際に気を付けるべきポイントをまとめています。
最後に「番外編」では、オンライン上で表情を良く見せる豆知識について紹介していきたいと思います。

事前設定編

【1】カメラに映り込む背景

まず第一に、背景に余計ものが映りこんでいたり、ミーティング時に参加者の意識を逸らしてしまうような背景になっていないか充分に注意しましょう。

普段過ごしている自宅からオンラインで繋ぐ場合、部屋の景色を見慣れているため、自分では違和感を感じにくくなっているかと思います。
しかし、他の方にとっては気が散ってしまったり失礼に当たる恐れもあるため、綺麗でシンプルな背景に整えておくことがベストです。
基本的には壁や窓などを背景にすると良いでしょう。

また、オンラインツールによっては、背景をぼかしたりバーチャル背景を設定したりする機能が付いているものもあります。
場合によるとは思いますが、どうしても背景に余計なものが映りこんでしまう際には、こちらの機能を活用していくと良いと思います。

【2】カジュアル過ぎない服装や適度な清潔感

誰とどのような状況でミーティングを行うかによっても変わりますが、どんな場合であれ最低限の身なりには注意する必要があります。

NG例としては、ヨレたTシャツやぼさぼさの髪、無精ひげが生えた状態などが挙げられます。
仮に自分がそのような身なりの方とオンライン上で話す場面があったとして、どう思うかを考えてみましょう。オンラインだからといって気を抜かず、一定以上の身なりで臨むことは、一つの礼儀としてとても大切なことだと思います。

また、きちんと身なりを整えることで気が引き締まり、家にいても集中して業務に取り掛かることが出来ます。
相手への礼儀はもちろん、自分自身の仕事へのモチベーション管理としても、適度な清潔感と服装を日々意識することは大切なことですね。

【3】表示される名前やアイコン

意外と見落としがちなのが、オンラインミーティング時に表示される名前やアイコンです。

名前に関しては、「PC」や「スマートフォン」などの機器の名称や、ニックネームで表示されているケースが多々見受けられます。
しかし、そのような名前で表示されていると誰が参加しているか分からなくなってしまいます。更には名前の呼び方も分からず、相手にとって失礼となってしまいます。

また、時にはミーティングの際に画面をOFFにするケースも生じると思います。
しかし、その際に表示されるアイコンにも充分注意しましょう。
アイコンの画像は自分で設定することが可能となっていますが、たまに「友達とオンラインミーティングをした時のままのアイコンにしていた」というケースを耳にします。

会社で使用するオンラインツールのアカウントとプライベートのものを分ける事はもちろんですが、私的なアイコンを設定しないように注意しましょう。

ミーティング編

【1】発言時以外のマイクのミュート

まずミーティング時の基本として、話し手の会話を遮らないよう、自分が話す時以外はミュートに設定しておきましょう。
ミュートにしておくことで、自分の声や外の雑音など、余計な音声が他の方に聞こえる事を防ぐ事ができます。

また相づちに関しても、相手の話しを遮ってしまう恐れがあるため、オンラインミーティングの場合は控えめにするようにしましょう。

【2】話す時はゆっくりハキハキと、相手の状況に合わせて

オンラインミーティングをしていると、通信速度の差で声が聞き取りづらかったりタイムラグが生じるケースが多々あります。
そのため、誰にでも聞こえやすいよう、話す際はゆっくりハキハキと喋る事を心がけましょう。

また、一人で一方的に話しを続けてしまうと、他の方が会話に入ってくるタイミングが無くなってしまいます。
対面と異なり、オンラインの会話では口を挟みにくいため、皆んなで意見を出し合う場などに関しては、適度な発言時間を心掛けましょう。
話の合間に、他の方が発言できる程度の間を持つことも大事になってきます。

【3】表情やリアクション

オンラインミーティングの特性上、対面の時と違い相手の雰囲気が掴みにくいというデメリットがあります。
そのため、会話を心地良く進めるために、表情やリアクションが非常に大事になってきます。
普段よりも少し大げさにリアクションをするイメージで丁度良いと思います。

また先ほども申し上げた通り、リアクションの際に声を出してしまうと相手の話を遮ってしまう可能性があるため、表情や動作によるリアクションを心掛けるようにしましょう。

番外編

【1】表情を良く見えるようにするコツ

最後に番外編として、オンラインミーティングにおいて表情が良く見えるコツをお伝えします。
ポイントとしては、大きく分けて、背景・照明・補正の3つに絞る事ができます。

まず背景に関しては、シンプルで色見の良いものを背景として設置すると顔の印象が良く見えるようになります。ネットで検索すると、オンラインミーティング用の壁紙も販売されているそうです。
また、バーチャル背景を設定して、映りの良い背景にすることも一つの方法です。

次に照明に関しては、部屋のライトと別に、オンラインミーティング用のライトを設置することで表情を明るく見せる事ができます。
事前にライトが顔に当たる位置を調整しておくと、より顔色や肌の調子を良く見せる事ができます。

最後に補正とは、外見補正機能のことで、顔の肌色を良くするフィルターをかけられるものです。
オンラインツールによってはこの外見補正機能が付いているものもあるため、是非確認して頂ければ幸いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか? 出社していたり対面でお話しする時には意識することのなかった、オンラインならではのマナーが多々あったかと思います。
今回の記事を参考に、少しでも新しい気付きがありましたら幸いです。

また、今回は触れていませんでしたが、前提条件としてネット環境などテレワークにおける環境構築も非常に大事になってきます。
オンラインで顔を合わせる機会が多くなったからこそ、きちんとマナーを守り、お互いにとって心地良いコミュニケーションを心掛けていきたいですね。

それでは本日はこの辺りで。最後までお読みいただきありがとうございます。
また次回もよろしくお願いいたします。