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営業2020.12.15

見やすいプレゼン資料の作り方

こんにちは。営業部の足立です。

今回から新たに営業カテゴリーのブログを新設させていただくので、私が日々研修をしている中で学んだ営業スキルについてご紹介できればと思います。

今回はプレゼン発表の際にも作成した提案資料について、「見やすいプレゼン資料の作り方」と題してポイントをお話ししていければと思います。

良い資料を作成するポイント

まず、良い資料というのは見ている方がわかりやすいと感じる資料のことです。 資料に載っている情報を早い理解スピードで判断・把握できることが大切です。 その伝わりやすい資料を作成する際のポイントをいくつかご紹介していきたいと思います。

表現方法

文章は箇条書き

これは様々な情報を一文にまとめず、ひとつひとつの項目として列挙するということです。文章を短くまとめあげるために箇条書きにする文も体言止めにします。
箇条書きにすることで短い理解スピードで伝えるという狙いがあります。

例えば、

織田信長は桶狭間で今川義元を討って尾張を統一した。後に京都に上って比叡山を焼き、浅井、朝倉氏を破った。武田勝頼を長篠で破ったのち、安土城を築いた。中国出陣の途中、京都本能寺で明智光秀の謀反にあって自殺した。

【引用】デジタル大辞泉

という文章形式は、

織田信長は…

■桶狭間で今川義元を討ち、尾張を統一
■比叡山を焼き、浅井・朝倉氏を破る
■長篠の戦で武田勝頼を破り、安土城を築く
■本能寺で明智光秀の謀反にあい自殺

のようにすっきりとさせることができます。

箇条書きの特徴としては、「情報量が絞られている」ことです。
箇条書きだと、不要な情報が削られ、短く簡潔に記述されているため、情報の要所がつかみやすくなります。
また、「要素ごとに改行されている」点も特徴として挙げられます。
改行によって、文章と文章が明確に区切られるので、情報の可読性が高まります。

このように普段何気なく使っている箇条書きは「情報量が絞られている」「要素ごとに改行されている」という2つの特徴をもつ記述法で、資料作りの際に適している表現方法です。

1スライド1メッセージ

これは1枚のスライドに複数のテーマに関する情報を詰め込むのではなく、1つのメッセージに絞るということです。

シンプルでわかりやすいプレゼンは、1枚のスライドにメッセージは1つしかありません。たった1つのメッセージに絞り込みます。

例えば図のようなプレゼン資料があったとします。

OK例のように各ページにメッセージが1つだけなら、聞き手にとって「今何について話しているか」がわかり、プレゼンがより理解しやすくなります。スライド上に投影されている情報の全てが、そのページの伝えたいことであり、メッセージを伝えるための道具です。メッセージに関係ない、関係が薄い文章・文字・図などはスライドから省くようにしましょう。

1枚のスライドに複数のメッセージが含まれていたり、関係ないことが含まれている場合、聞き手の脳が疲れを感じてしまい最後までプレゼンを集中して聞いてもらえなくなってしまいます。
それだけでなく、スライドの情報量が増え、情報が伝わりにくく、「そのスライドで一番伝えたいこと」が埋もれてしまい、聞き手に伝わりません。

ですので、聞き手のことを第一優先に、1枚のスライドには1つのメッセージだけを記載するというルールを心掛けましょう。

デザイン

フォント

プレゼン資料を作成する際、文章の読みやすさを考えるとフォントやサイズは重要な検討要素です。
目的に応じたフォントを利用することで、伝えたい内容をより正確に、より自然に伝えることができるようになります。

そして、結論からお話しするとフォントはメイリオを使用し、18pt以上で作成することをおすすめします。

メイリオは

  • 優れた「視認性」「可読性」「判読性」
  • 太字対応が良い(しっかり太くなる)
  • 等幅フォントなのでバランスが良い

などの観点からスライドを作成するには向いていると言われています。
以下の図のように明朝体と比べても太さの変化においては一目瞭然かと思います。

会場の広さや映し出すスクリーンの大きさによって違いますが、目立たせたい箇所を太くしたりバランスを整えるといった点においてはメイリオが最適ではないかと思います。

色数とバランス

色数はできるだけ少なく、ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーを決めて使い回すことが良いとされています。
色が多いと煩雑な印象になるため、配色に意味がないのであればできるだけ少なくすると良いです。
もし、色数を増やすのであれば明度/彩度を合わせるなどの工夫をしましょう。

各カラーのバランスとしては、

ベースカラー(70%) 資料の背景色として使用する色。基本的には「白」を使用するケースが多いです。
メインカラー(25%) 見出し、ボックス、強調させたい箇所に使用します。自社のコーポレートカラーを使用するケースが多いです。
アクセントカラー(5%) メインカラーと区別させたり、特に注目を集めたい箇所に使用します。

にするとまとまりが良くなります。

例えば、アクセントカラーの比率が多くなっては、そのスライドの中でインパクトが薄れてしまいアクセントの意味がなくなってしまいます。目立たせるためにも目安として各比率を意識しましょう。

資料全体でテーマカラーの使用を意識し、繰り返すことによって法則性が強調され、読み手にプレゼン作成者の意図が伝わりやすくなります。「この色がでてきたから、ここが強調したいところ」「この色は注意点」といったように、読み手に自然に思ってもらえるようになることが、テーマカラーの最終的なゴールです。

テキスト

強調の種類とそれぞれの特徴・使い分け方のポイントにより見え方も変わってきます。
文字の強調の仕方としては主には以下の4つがあります。
それぞれ特徴や使い方にポイントや注意点があるので、確認しましょう。

太字(B) タイトルや強調したい箇所に限定的に使用すると良い
斜体(I) 英文で強調したい箇所に使うと効果的
下線(U) 本文や比較的長い文章で強調したい箇所に使うと効果的
影 (S) ごちゃつきやすいので原則使用しない

それぞれ強調するために使い分けるとよいですが、多用して逆に見づらくなってしまっては本末転倒になってしまいます。

強調することで「本当に伝えたいことを、よりアピール」しないといけないので、見やすさ・読みやすさは常に考えた上で、それぞれの強調の効果等をうまく使い分けると良いと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか。提案資料を作る際にどうしたら見やすく伝わりやすい資料になるのかと悩んだことがある方が多いと思います。
自社の商品を提案するには資料作りは必ず通る道だと思うので、私もこれらのポイントに気を配り作成した資料で実際にお客様に提案していきたいと思います。

それでは今回はこの辺で。
最後までお読みいただきありがとうございました。
今後ともMEプロモーションをよろしくお願いいたします。