読み手を想い、反応を想像する

文章を書くときは、読み手の反応を想像しましょう。読み手の反応なんてわからないと思うかもしれませんが、「こんな感想を持って欲しい」と考えてみればどうでしょうか。もちろん完璧な想像は難しいですが、こう感じて欲しいと考えながら文章を作ることが、伝えたい内容とのズレ減少に役立ちます。

下記の例をご覧ください。読み手の心情を想像すればどんな言葉や情報が必要なのか明確になり「この情報があればこう感じてくれるな」と仮定できます。抱いて欲しい感想を考えることで自ずと内容が精査されていきます。

では、この場合はどうでしょうか？ビジネスシーンで上司に企画書を出すとします。上司がどのような性格か、何を重視するのかによって企画書の趣旨や方向性は変わるはずです。

事実か主観かを整理する

現状報告や、事務連絡等の際には準備段階で事実と主観をはっきりと整理するべきです。整理が曖昧になると、読み手は事実を誤認してしまう場合があります。
事実なら「～という状況です」、主観であれば「～と考えております」「～が懸念されます」と書くことで、読み手も事実と主観を把握しやすくなります。

設計図を作る

文章にも設計図があります。文章が苦手、時間がかかるという人は、往々にしてこの設計図が練られていない可能性があります。文章の流れや、盛り込む内容を予め準備しておくことで、いざ取り掛かる際に的確でズレの少ない文章を作ることが可能です。下記の6つのプロセスをしっかりと踏むことで速く簡潔な文章作成が行えます。

50％を意識する

文章は初めから完璧に作り上げていく必要はありません。速く書くためには、まず50％程度の完成度で文章を作り上げてしまうことがポイントです。一見、50％を書き上げ推敲なんて二度手間に感じますが、一発で完璧な文章を作れる人なんていません。完璧を意識すると筆は進まず、時間だけが過ぎていきます。必ずどこかには誤字脱字や言い回しがおかしかったりとミスがあります。そこでまず、50％を作り100％に直していく方法が望まれます。この一手間で簡単に美しい文章が作れます。

余分な言葉を省く

だらだらと長いことも、文章を読み辛くする一因です。出来るだけ不必要な部分を省くことで簡潔になり、ダイレクトに伝えたい内容が届きやすくなります。
下記の表をご覧ください。簡潔な文章は、一部内容を削っていますが、伝えたい内容はきちんと伝わります。言い回しや表現を工夫するだけでこれだけの文字数を省くことが可能です。

では、もう少し長い文で考えてみます。
下記の表では「ついに」「きつく」「鬼の軍曹」などを省いています。これだけの単語を省いても正確に意味が伝わります。くどい文では確かに二軍での苦労が感じ取れますが、やや冗長な文章です。人に文章で伝える時は無駄を省くことを意識します。

言葉の重複を避け、言い換えを行う

言葉の重複は稚拙な印象を与えてしまいます。
下記の文章で説明します。Aの文章では、「変則ローテーション」という言葉が3回使われており、稚拙な印象を受けます。しかしBのように適宜言い換えを行うことで文章量も減り、楽に読み進めることが可能です。また、文章の組み方次第でさらに言い換えの選択肢は広がります。言葉に詰まってきたら一工夫で言い換えが簡単になります。

どんな言葉でも言い換えることが出来るので、普段からボキャブラリーを増やしたり、類語を自身で調べることをお勧めします。

原則1：長い修飾語→短い修飾語の原則を意識

修飾語の順番は文章の完成度に大きく影響します。下記の文章を見てみましょう。
Aの分では「新しい」がお気に入りを修飾してしまい、お気に入りとして新しい靴という意味で捉えられます。しかし、Bの分であれば、「お気に入りも」「新しい」も両方が靴を修飾するので、スムーズに文章を読むことができます。

原則2：節を先に句は後に

初めに、節と句についての説明です。
節とは「一個以上の述語を含む構文」句は「述語を含まない文の最小単位」を指します。

上記の文では、「練習を大切にする」＝節、「真面目な」＝句となり、「真面目な」は「選手」を修飾するのが正しい修飾関係です。
ところが、Aの文では、句→節となっている影響で、「真面目な」が「練習」を修飾しているように感じます。対して、節→句となっているBの文章は修飾関係を簡単に把握できます。

原則3：大きな状況→小さな状況の順に

構文内の複数の修飾語レベルに差がある場合、前述した2つの原則だけでは対応できない場合があります。こうした場合は「大きな状況」を先に「小さな状況」を後にすることで一気に文章が読みやすくなります。

上記の文では、「私は指名された」が根幹の構文であり、4つの節と句によって修飾されています。Aの文では修飾語のレベルにばらつきがある為読みづらい文章となっています。対してBの文章のように大きな状況から言葉を並べていけば読みやすくなったのではないでしょうか？最も伝えたい事柄を外側から大きく飾っていくと覚えましょう。