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伝わる文章の書き方

2022.01.18

制作

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みなさん、こんにちは制作部の瀧来です。今回は相手に伝わる文章の書き方、文章力の鍛え方をご紹介いたします。
数ある伝達手段の中でも、文章は特に不安定な伝達手段です。書き方次第では意味が通じなかったり、反対の意味で捉えられてしまう場合もあります。人はなるべく自分の都合の良いように解釈する生き物ですから、細心の注意を払う必要があります。少なからず生まれてしまうズレを出来るだけ減らせるよう、適切な表現で簡潔に伝える方法をご紹介します。

では、具体的にどうすればズレを減らせるのかを考えてみましょう。大切なのは下記の5つのポイントです。

文章を作る準備をしておく 読み手の反応を決める
事実か主観なのかを整理する
速く書くために必要なこと 予め設計図を用意する
完成度よりも先にまず書き上げる
簡潔に書くために 余分な言葉を省く
適宜言い換える
修飾語を工夫して分かりやすく 長い修飾語→短い修飾語
節を先に句は後
大きな状況→小さな状況
快適な見た目で読みやすく 見た目を追及して読み手の負担を減らす

メールやLINE等のチャットツールの普及で「書いて伝える」機会が増えています。文章力が鍛えられれば、今のインターネット社会を快適に過ごすことが可能です。加えて高い評価を得られるようにもなります。ご紹介する内容を意識して毎日を快適に過ごしましょう。

文章を作る準備

読み手を想い、反応を想像する

文章を書くときは、読み手の反応を想像しましょう。読み手の反応なんてわからないと思うかもしれませんが、「こんな感想を持って欲しい」と考えてみればどうでしょうか。もちろん完璧な想像は難しいですが、こう感じて欲しいと考えながら文章を作ることが、伝えたい内容とのズレ減少に役立ちます。

下記の例をご覧ください。読み手の心情を想像すればどんな言葉や情報が必要なのか明確になり「この情報があればこう感じてくれるな」と仮定できます。抱いて欲しい感想を考えることで自ずと内容が精査されていきます。

お礼状の場合 こんなに喜んでもらえたのか
報告書の場合 彼の書く報告書は簡潔で分かりやすいな
ブログの場合 勉強になったな
ブログで紹介されていた場所行ってみたいな

では、この場合はどうでしょうか?ビジネスシーンで上司に企画書を出すとします。上司がどのような性格か、何を重視するのかによって企画書の趣旨や方向性は変わるはずです。

やる気を評価する上司 その熱意気に入った、社内で検討しよう
採算を重視する上司 それだけの収益が望めるなら、社内で検討しよう
顧客満足度を重視する上司 「家族で楽しむ」のテーマがいいね、社内で検討しよう

事実か主観かを整理する

現状報告や、事務連絡等の際には準備段階で事実と主観をはっきりと整理するべきです。整理が曖昧になると、読み手は事実を誤認してしまう場合があります。
事実なら「~という状況です」、主観であれば「~と考えております」「~が懸念されます」と書くことで、読み手も事実と主観を把握しやすくなります。

文章を速く書くために

設計図を作る

文章にも設計図があります。文章が苦手、時間がかかるという人は、往々にしてこの設計図が練られていない可能性があります。文章の流れや、盛り込む内容を予め準備しておくことで、いざ取り掛かる際に的確でズレの少ない文章を作ることが可能です。下記の6つのプロセスをしっかりと踏むことで速く簡潔な文章作成が行えます。

誰へ向けた文章かを想定、把握する
文章の目的(報告、相談、提案etc)を決める
読み手が何を知りたいか想定する
読み手の反応を想定する
文章に必要な情報の収集と精査
文章の構成を決める

50%を意識する

文章は初めから完璧に作り上げていく必要はありません。速く書くためには、まず50%程度の完成度で文章を作り上げてしまうことがポイントです。一見、50%を書き上げ推敲なんて二度手間に感じますが、一発で完璧な文章を作れる人なんていません。完璧を意識すると筆は進まず、時間だけが過ぎていきます。必ずどこかには誤字脱字や言い回しがおかしかったりとミスがあります。そこでまず、50%を作り100%に直していく方法が望まれます。この一手間で簡単に美しい文章が作れます。

50% まずは、現状と展望をお聞かせください。お客様の想いを受け止め、企業価値を共に育ててまいります。その先には、我々が大切にする”つながり”があります。
100% まずは、今のこと、これからのこと、わたしたちになんでもお聞かせ下さい。
わたしたちはお客様の想いをしっかりと受け止め、企業価値を一緒に育てつくりあげていくことに技術と想いを注ぎます。その先にこそ、大切にしたい”人と人とのつながり”があります。

文章を簡潔にするには

余分な言葉を省く

だらだらと長いことも、文章を読み辛くする一因です。出来るだけ不必要な部分を省くことで簡潔になり、ダイレクトに伝えたい内容が届きやすくなります。
下記の表をご覧ください。簡潔な文章は、一部内容を削っていますが、伝えたい内容はきちんと伝わります。言い回しや表現を工夫するだけでこれだけの文字数を省くことが可能です。

くどい キャンペーンに参加して頂ければ、割引することが出来ます。
簡潔 キャンペーンへのご参加で、割引が可能です。
くどい 本日のMTGはこの内容で結論したいと思っております。
簡潔 本日のMTGはこの内容で結論といたします。

では、もう少し長い文で考えてみます。
下記の表では「ついに」「きつく」「鬼の軍曹」などを省いています。これだけの単語を省いても正確に意味が伝わります。くどい文では確かに二軍での苦労が感じ取れますが、やや冗長な文章です。人に文章で伝える時は無駄を省くことを意識します。

くどい ついに昨日、きつく長い二軍生活を経て、鬼の軍曹と呼ばれた山田監督から直接一軍昇格を告げられた。
簡潔 長い二軍生活を経て、昨日山田監督から直接一軍昇格を告げられた。

言葉の重複を避け、言い換えを行う

言葉の重複は稚拙な印象を与えてしまいます。
下記の文章で説明します。Aの文章では、「変則ローテーション」という言葉が3回使われており、稚拙な印象を受けます。しかしBのように適宜言い換えを行うことで文章量も減り、楽に読み進めることが可能です。また、文章の組み方次第でさらに言い換えの選択肢は広がります。言葉に詰まってきたら一工夫で言い換えが簡単になります。

A ヤクルトの高津監督は先発陣の変則ローテーションを採用し、型にとらわれない采配を行った。先発陣の変則ローテーションは過去にも特定の投手によっては行う例が見られたが、チーム全体での変則ローテーションは稀である。
B ヤクルトの高津監督は先発陣の変則ローテーションを採用し、型にとらわれない采配を行った。このシステムは過去にも特定の投手によっては行う例が見られたが、チーム全体での採用は稀である。

どんな言葉でも言い換えることが出来るので、普段からボキャブラリーを増やしたり、類語を自身で調べることをお勧めします。

修飾語を工夫して分かりやすく

原則1:長い修飾語→短い修飾語の原則を意識

修飾語の順番は文章の完成度に大きく影響します。下記の文章を見てみましょう。
Aの分では「新しい」がお気に入りを修飾してしまい、お気に入りとして新しい靴という意味で捉えられます。しかし、Bの分であれば、「お気に入りも」「新しい」も両方が靴を修飾するので、スムーズに文章を読むことができます。

A 新しいお気に入りの靴
B お気に入りの新しい靴

原則2:節を先に句は後に

初めに、節と句についての説明です。
節とは「一個以上の述語を含む構文」句は「述語を含まない文の最小単位」を指します。

A 真面目な練習を大切にする選手が成長します
B 練習を大切にする真面目な選手が成長します

上記の文では、「練習を大切にする」=節、「真面目な」=句となり、「真面目な」は「選手」を修飾するのが正しい修飾関係です。
ところが、Aの文では、句→節となっている影響で、「真面目な」が「練習」を修飾しているように感じます。対して、節→句となっているBの文章は修飾関係を簡単に把握できます。

原則3:大きな状況→小さな状況の順に

構文内の複数の修飾語レベルに差がある場合、前述した2つの原則だけでは対応できない場合があります。こうした場合は「大きな状況」を先に「小さな状況」を後にすることで一気に文章が読みやすくなります。

A 就任間もない監督から、2021年の冬に開幕投手に私は指名された。
B 2021年の冬に就任間もない監督から私は開幕投手に指名された。

上記の文では、「私は指名された」が根幹の構文であり、4つの節と句によって修飾されています。Aの文では修飾語のレベルにばらつきがある為読みづらい文章となっています。対してBの文章のように大きな状況から言葉を並べていけば読みやすくなったのではないでしょうか?最も伝えたい事柄を外側から大きく飾っていくと覚えましょう。

快適な見た目で読みやすく

下記のAとBは、ある海外ドラマをおすすめする文章です。どちらが読みたくなる、またはドラマを見たくなるでしょうか?

A ゴシップガールが面白い!ゴシップガールとは、2007年から2012年まで放映されたアメリカの海外ドラマだ。現在Netflixなどの動画配信サービスで視聴が可能。このドラマの見どころはなんと言っても・個性豊かな登場人物・ハラハラが止まらない人間関係・男女ともに流行を呼ぶ劇中ファッション・最終話に明かされるゴシップガールの正体。魅力は、ありきたりな青春ドラマではありながらも、自身の青春と重ねながら懐かしむことができることが魅力。経験できない世界を垣間見れる新鮮さも感じられる。全ての登場人物がお金持ちではなく、一般庶民も重要な人物であるため、心情を重ねられ、とてもおすすめです。
B ゴシップガールが面白い!
ゴシップガールとは、2007年から2012年まで放映されたアメリカの海外ドラマだ。現在Netflixなどの動画配信サービスで視聴が可能。

■見どころ
・個性豊かな登場人物
・ハラハラが止まらない人変関係
・男女ともに流行を呼ぶ劇中ファッション
・最終話に明かされるゴシップガールの正体

■魅力
ありきたりな青春ドラマではありながらも、自身の青春と重ねながら懐かしむことができることが魅力。経験できない世界を垣間見れる新鮮さも感じられる。
全ての登場人物がお金持ちではなく、一般庶民も重要な人物であるため、心情を重ねられ、とてもおすすめです。

内容は同じにも関わらず、受ける印象は全然違います。Aの文章は本文が多く、見出しもないため、文章のまとまりがわかりません。対してBの文章は適度な改行と箇条書きで情報の整列がなされています。
下記の3点を意識するだけで見栄えが大きく変わるので、ぜひ試してみてください。
・早めに改行する
・空行を用いて文章のまとまりを生む
・改行は必ず意味の切れ目で行う

最後に

いかがでしたでしょうか。
文章を素早く簡潔に作る方法、文章力の鍛え方をご紹介いたしました。
文章一つ作るにもこれだけのことを意識しなければならないとなると、とても大変です。しかも今回ご紹介した内容はまだまだごく一部です。もっと注意すべき事、伝わりやすくなる方法がたくさんあります。書いている私でさえ、出来ていないことまだ知らないことが多々あります。

文才という言葉がありますが文章力とは違います。文章が上手く書けないと悩んでいる方で、自分は文才がないから…と言い訳している方はいませんか?文才と文章力は似て非なるものです。文才とは生まれつき持っている、文章を面白く巧みに書くことができる能力を指します。対して文章力は努力や経験で得た、文章を美しく書くことができる能力です。
つまり、文章力は英語力などと同じように鍛えることが可能です。個人的な意見ですが、文才のある人は大抵名の売れた作家さんやライターとして活躍されている方が大半です。僕もそうであるように、ほとんどの人には文才はありませんから美しく伝わりやすい文章力を鍛えることが必要です。美しく書ける人は、頭を整理し回転させることにも繋がります。

文章は同じ言葉が集まったとしても並びひとつで全く別の意味にもなります。それでも、そんな不安定さを孕む文章だからこそ、無限大の表現ができることも事実です。加えて文章は作者の個性が出ます。「あ、この文は〇〇さんが作ったな」と、感じたことがあるのではないでしょうか。自分の文章がわかりやすいと思ってもらえれば、コミュニケーションも取りやすくなり、業務効率も上がります。メール作成一つをとると、頭を悩ませることなくスイスイ書ければどれほど楽でしょうか。周りの人にわかりやすいなと思ってもらえるよう今回ご紹介した要素を是非意識してみてください。格段に伝わりやすさが変わるはずです。